コンティンジェンシープラン 理論を知らなければ策定できない!



こんにちは!


中小企業診断士のことまです。

こっさんと呼んでください。



「コンティンジェンシープラン」

私は中小企業診断士の勉強時に、初めてこの言葉を知りました。

コッチャンジェラシープラン?
なんじゃそりゃ。

超さむいギャグでしゅね、こっちゃん。。

ほんと、グーパンチ10発ぐらいもらったら?
バカがマシになるかもよ。

わし、5発ぐらいで死んじゃうかも。。




私も初めてこの言葉を聞いたとき、何のこっちゃん、ウーロン茶状態でした。

お前もか~い。




でも、最近では仕事の場面でも聞くようにもなりましたね。


「コンティンジェンシープラン」とは、不測の事態に備える計画であり、簡単に言いますと、”予期していない事態に備えて、あらかじめ決めておく緊急時対応計画” のことです。

簡単に説明しましたが、計画を作成するには、コンティンジェンシー理論を理解しておかねばなりません。

なぜなら、コンティンジェンシープランは、ただ単なる緊急時対応計画ではないからで、本質を理解しておかないと策定することができないからです。


ということで今回は、

  • コンティンジェンシー理論とは
  • コンティンジェンシープランとは
  • コンティンジェンシープラン策定方法
  • コンティンジェンシープランとBCPとの違い



以上を解説していきます。

最後にBCP(事業継続計画)との違いもご説明しますので、中小企業診断士の勉強に活かすもよし、ビジネスに活かすもよし。

ぜひ参考にしてください!


【関連記事】営業一筋の私が中小企業診断士になってコンサルタントを目指した話


コンティンジェンシー理論とは


コンティンジェンシープランを策定するためには、理論を理解しておかなければなりません。

でないと、スカスカの中身になってしまうからです。

なので、本質を理解するためにも、まずは理論をご説明しますね!

理論か~。
難しい話は苦手なんだよね。。

中小企業診断士になろう人とは思えない発言でしゅね。。




「コンティンジェンシー」とは、偶発性や不確定性のことであります。


そして、「コンティンジェンシー理論」とは、”どんな企業においても当てはまる最適な組織構造は存在せず、様々な経営環境に応じて組織構造を考えて見直し、変化しなければならない” というものです。


企業が成長していく過程で、当然、経営戦略や経営状況、経営環境は変わっていきますよね。

なので、その変化に応じて組織を柔軟に変更してちょうだい!てな感じです。

難しい話の割にノリが軽いな。。




ここで重要なのは、ただ単に、環境や状況の変化に対応するのではなく、”組織構造を対応させる” ことです。

つまり、コンティンジェンシー理論とは、組織論の話なんですね。

あ、そうなの?
てっきり、不測の事態に備えて、適当に計画すればいいと思ってたわ。

適当はダメでしゅよ。



様々な経営環境の中で、最適な組織は存在せず、状況や環境が変われば組織構造も変わらなければならない、ということですが、では、どのように変えればいいのか?

下記の4つが考えられます。

  • 機能別組織
  • 事業部制組織
  • カンパニー型組織
  • マトリクス型組織



中小企業診断士を勉強している人は全てをマスターする必要がありますが、そうでない人には細かく説明すると、ややこしくなるので簡単に説明しますね。


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機能別組織



機能別組織とは、企業内の企画、営業、生産、総務等の機能ごとに分けた組織のことで、多くの中小企業が採用している組織構造です。

職能別組織とも呼ばれ、個々の機能に対する専門性を高めやすいこと、企業のトップへの権限集中型の単純な組織構造であり、組織の統制を図りやすいというメリットがあります。

デメリットとしては、トップの負担が大きいことや個々の専門性が高いため、他部署に移動させることが難しい。

つまり、変化に対応しにくい組織構造であることですね。


事業部制組織



大企業に見られる組織構造で、複数のプロジェクトを手掛ける際に事業部制組織を取られることもあります。

事業部制組織では、1つの事業ごとに企画や営業、生産、人事、経理などが置かれるので、各部署との連携が取りやすいというメリットがありますね。

ただ、デメリットとしては、事業ごとに企画部や営業部などが複数存在することになるため、取引先や顧客などが被ったり管理が複雑になるケースがあることです。


カンパニー型組織



事業部制組織より、さらに独立性を高め、カンパニーを事業の括りの単位とした組織のことです。

カンパニー型では、本社の役割は戦略立案とカンパニーごとの統率に特化し、各カンパニーが戦略策定と実行まで責任を持って行うことになります。

カンパニー制組織のメリットは、カンパニーごとで意志決定を行うことが可能となるため、事業の取り組みが迅速になると共に、独立採算を目指すことで事業の合理化も促されることです。

デメリットとしては、カンパニー間の連携が希薄になりやすくなることや、経営資源の適正配分が難しくなることですね。


マトリクス型組織



少し難しい組織なのですが、機能別組織と事業部別組織の長所を合わせたものであり、職能や事業、エリアなどの業務遂行要素の組み合わせによる組織形態のことです。

メリットとしては複数のプロジェクトを行うとき、従業員は1つではなく複数の部門に所属し事業を進めるため、複数の目的を同時に追求、達成することができます。

デメリットとしては、異なる組織構造が組み合わされるため、指揮命令系統が複数人存在するのが特徴で、ワンマンツーボスシステムになってしまうことです。

例えば、プロジェクトのメンバーは、部門長とプロジェクトマネージャーの2人の上司を持つことになるので、どちらの指示に従わなければならないのかが不明になることもあり、混乱が生じることが問題ですね。


か~、難しいっちゅうの!
わし、中小企業診断士を諦めようかな。。

そうそう、やめときなさいよ。
スーパーバカが受かるのは無理だっちゅうの。

みっちゃん、言い過ぎでしゅ!
スーパーウルトラバカ中の一番バカ、
こっちゃんでも、やるときはやるんでしゅよ!!

きー!
そこまでは言ってないだろ、てめー!!




私の過去のクライアントでも、機能別組織の前の段階ですが、組織構造を変化させたことがありました。

その会社は、元々少人数で事業を行っていたのですが、商品に希少性があったため、一気に事業規模が大きくなり、従業員が10人から一気に100人まで増えたんです。


元々社長のワンマンと少数精鋭で事業を行っていた会社でしたが、100人規模になると、同じ組織では限界がありました。

なので、機能別組織を構築し、各部門ごとの役割をはっきりさせることをしたんです。

つまり、バラバラ組織から機能別組織になったわけですね。

ワンマン経営の中小企業ではよくあることです。


また、組織論だけではなく、リーダーシップ論においても、コンティンジェンシー理論があります。

リーダーシップのコンティンジェンシー理論とは、最適なリーダーシップというものは存在せず、状況に応じて望ましいリーダーシップは異なるとする考え方です。

つまり、最大の成果をあげるためには「外部環境」や「内部環境」に適応したリーダーシップ及び、組織になることが必要だということですね。


ちなみに外部環境とは、政治や経済、国際状況、社会等ですが、例えば、経済状況を変えようと思っても自分では何ともならないような環境のこと。

一方、ここでの内部環境とは、会社内環境のことを指します。


次はさらに理解を深めるために、リーダーシップについて説明しますね!


リーダーシップ論



リーダーシップとは、対人的な影響関係をとらえるためには不可欠の概念で、組織の中の職場集団や人間関係のなかで、最も重視されてきた概念です。


リーダーシップといえば、有名なのはバーナードですが、バーナードは、「リーダーシップとは、信念を創り出すことによって協働する個人的意思決定を鼓舞するような個人の力」と定義しています。


そして、リーダーシップ論の研究は大まかに「資質特性論」「行動類型論」 「状況適合論」という変遷をたどってきているんですね。

なんだか、凄い難しい話になってきたな。
俺、もういいかも。

眠たくなってきたでしゅ。。

「うほ!!」

びく!!

なんじゃこいつは。。
びっくりさせんじゃねーよ。




この説明がないと説得力が薄れるし、簡単に説明するから、もう少し我慢してちょ!

ちっ。。




「資質特性論」とは、リーダーの資質によるリーダーシップ、 「行動類型論」 は、個人の資質ではなく、行動パターンという外面的なものからリーダーシップの類型化を図って、本質を探ろうとするものです。

しかし、「行動類型論」のリーダーシップが有効でないケースが存在したので、リーダーの置かれている状況にも目を向ける必要があることが認識されました。

そして「状況適合論」が展開されるようになったのです。


「状況適合論」 とは、全ての状況に適応できる、普遍的なリーダーシップのスタイルは存在しなくて、状況の特性によって有効なリーダーシップのスタイルが異なるというものであり、リーダーシップのコンティンジェンシー理論と言われているんですね。


やっと終わった~。

Zzz…




そこで有名なのが、フィードラーです。

そのフィードラーと言えば、、

げっ!
まだ続くの?
まさるも寝てるし、もう勘弁してくれよ~。

Zzz…




まあ、これ以上話すと、さらに長くマニアックになるので、やめておきましょう!


ちなみに、リーダーシップ論には、まだまだ色々な理論があります。

アイオワ研究やオハイオ研究にミシガン研究、PM理論やパス・ゴール理論にSL理論。

誰もここまで興味ないでしょうし、話しませんけどね。。


でも、中小企業診断士を取得したいのであれば、しっかりと全部を理解して暗記しておきましょう!

勉強になったでしゅ!

うそつけ。

コンティンジェンシープランとは



冒頭で、「コンティンジェンシープラン」とは、予期していない事態に備えて、あらかじめ決めておく緊急時対応計画と言いました。

会社の業績に影響が大きいリスクをあらかじめ想定し、偶発事故等に対応する具体的行動を事前に策定しておいて、まとめたものが、コンティンジェンシープランです。


そして、コンティンジェンシー理論は、組織論であるとも言いましたね。

コンティンジェンシープランによって “組織” は、予期していない事態が発生した時に、事業が中断される範囲を最低限に抑え、必要な業務の復旧を迅速かつ効率的に行うことが可能になります。


シャドープランとも言われる、コンティンジェンシープランが対象とするリスクは、外部環境である、政治や経済、自然災害や偶発事故、社会等、多種多様であり、内部環境の組織も含め、事業の障害となるものが全てです。

それらのリスクが仮に発生した場合の対応方法をコンティンジェンシープランでは考えることになります。


IT分野でよくこの考え方がされますね。


例えば、システム障害対策であれば、バックアップシステムの準備、障害復旧マニュアルの整備など。

また、ウイルス感染や不正アクセス、情報漏えいなどでは二次被害の防止、原因追究、顧客対応などの観点から、しっかりとしたコンティンジェンシープランの策定が求められるようになっています。


ついでにしょうもないことですけど、SNS爆弾にもこの考えは必要です。

学生バイトがやらかした画像をSNSにアップして、企業イメージが悪化することが多くなっており、特に大企業では事前の対策が不可欠となっていますし、セクハラ、パワハラ問題もそうですね。

悲しい時代です。。

コンティンジェンシープランの策定方法



コンティンジェンシープランは、企業だけでなく、企業に依頼されたコンサルタントも策定します。

コンティンジェンシープランの策定方法は、 私もよく策定していましたが、 コンサルが得意としている経営計画策定方法と似ているためです。


コンティンジェンシープランを策定するには、経営計画と同じく、まず、現状を把握する必要があります。

経営資源を把握し、リスクを洗い出し、基本方針を決定しなければなりません。


そして、リスクシナリオを設定し、緊急時体制を構築すると共に各対応詳細を決定します。

つまり、経営計画ではアクションプランと言いますが、「誰が、何を、いつまでに、どのように行うのか」ですね。

また、代替手段も考える必要があり、これらのことを文書化しマニュアルにする必要があります。


その後はコンティンジェンシープランの周りに認知させ、徹底させることが大切ですが、せっかく策定したのに、誰も知らなければ意味ないですもんね。


そして、コンティンジェンシープランを継続するために、従業員に対して定期的な教育や訓練を行う必要があり、日々改善していくことが重要です。

いわゆる、PDCAサイクルですね。


上記のような手順を踏むことでコンティンジェンシープランが策定され、いざとなったときに実行が可能となります。

コンティンジェンシープランとBCPとの違い


コンティンジェンシープランはBCP(事業継続計画)と共通点が多いため、よく比較されます。

共通しているのは、リスクを特定し、それに対する具体的対応を考えることですが、厳密に言えば両者は違うんですね。


なので、違いを次にご説明します。


BCP (事業継続計画) とは?



BCPとは、「Business Continuity Plan ビジネス・コンティニュイティ・プラン」の略です。


中小企業庁によると、

BCP(事業継続計画)とは、企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のことです。

中小企業庁


と定義しております。

つまり、BCPとは「事業継続のために、早期復旧を可能にするための計画」のことです。

BCPの策定においては、リスクに対する対応策を策定する前に、事業インパクト分析を行い、継続すべき重要な業務を選定します。

インパクト?



“事業インパクト分析” とは、業務を停止させることでどのような影響が出るのかを分析し、継続業務と停止業務に分ける方法です。


ちなみに、このインパクト分析は中小企業診断士の平成29年度の問題で出てきましたね!

「コンティンジェンシープランは事業インパクト分析を重視して・・」といった問題でしたが、コンティンジェンシー・プランは、事業インパクト分析を行わずに計画を策定するのが一般的であるため、間違いであると選択すべき問題でした。


中小企業診断士になるメリット 中小企業の会社員が取得すると・・


前述しましたが、コンティンジェンシープランの策定においては、事業インパクト分析は実施しません。

対して、BCP(事業継続計画)では、事業停止の影響度を評価分析して、業務の
中断が許される許容期限を把握し、業務の復旧優先順位を決定する事業インパクト分析の実施が行われます。


簡単に言えば、コンティンジェンシープランは、あくまで偶発事故や災害への対応方法を考えるものですが、BCPは偶発事故が発生しても事業を継続するための方法を考えるものなんです。

なので、BCPでは策定する段階で重要な事業は何なのかを選定するのですね。


ただ最近は、BCPとコンティンジェンシープランの境界線はなくなりつつあり、コンティンジェンシープランの策定を事業インパクト分析から始める動きも出てきています。

最後に



いかがでしたでしょうか?

今回は、いつもの中小企業診断士勉強とは少し趣向を変えて、「コンティンジェンシープラン」という知識の解説をしました。


コンティンジェンシープランを策定するには、コンティンジェンシー理論を理解しなければ、正しくできません。

勉強やビジネスにおいてもそうですが、本質を理解することが重要なのです。


そして、コンティンジェンシー理論とプランももちろん大切なことなのですが、もっと根っこの部分を知っておくことが大切だと思います。


それは「経営の知識」です。


経営知識は中小企業診断士でも学ぶことができますので、興味がある人は是非とも、下記の中小企業診断士サイトをチェックしてみてください!


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